Qué trae la plantilla
- Una hoja por producto, con fórmulas para 300 movimientos.
- Entradas, salidas y saldo, en unidades y en valor.
- Costo promedio ponderado, que se recalcula solo con cada compra.
- Un aviso cuando el saldo queda negativo.
- Un ejemplo ya cargado y una hoja con las instrucciones.
Tú escribes en las celdas amarillas: fecha, documento, cantidad y, en las compras, el costo. Lo demás sale de fórmulas básicas de Excel (SUMA y SI).
Qué columnas lleva un kardex
| Grupo | Columnas | Qué se anota |
|---|---|---|
| Movimiento | Fecha, documento, detalle | Cuándo fue y con qué factura, boleta o guía |
| Entradas | Cantidad, costo unitario, total | Lo que entra: compras y devoluciones de clientes |
| Salidas | Cantidad, costo unitario, total | Lo que sale: ventas, mermas y consumo interno |
| Saldo | Cantidad, costo promedio, total | Lo que queda después del movimiento |
Un ejemplo paso a paso
Es el ejemplo que viene cargado en la plantilla: un producto que parte con 100 unidades.
| Fecha | Movimiento | Entrada | Salida | Saldo | Costo promedio | Valor del saldo |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 01-10 | Saldo inicial | 100 a $1.000 | 100 | $1.000 | $100.000 | |
| 05-10 | Compra | 50 a $1.200 | 150 | $1.066,67 | $160.000 | |
| 12-10 | Venta | 80 | 70 | $1.066,67 | $74.667 |
- Partes con 100 unidades que te costaron $1.000 cada una: el saldo vale $100.000.
- Compras 50 a $1.200. Ahora tienes 150 unidades que valen $160.000, así que cada una vale en promedio $1.066,67.
- Vendes 80. Salen al costo promedio, $1.066,67 cada una, o sea $85.333. Quedan 70 unidades que valen $74.667.
Las fórmulas
En la plantilla ya vienen escritas. Si prefieres armar tu propio kardex, esta es la lógica de cada fila:
- Saldo en unidades = saldo anterior + entrada − salida.
- Total de la entrada = cantidad × costo unitario.
- Costo de la salida = costo promedio del saldo anterior.
- Valor del saldo = valor anterior + total de la entrada − total de la salida.
- Costo promedio = valor del saldo ÷ unidades del saldo.
Con las columnas en el mismo orden de la plantilla (entradas en D, E y F; salidas en G, H e I; saldo en J, K y L), las fórmulas de la fila 8 son:
=D8*E8=K7=G8*H8=J7+D8-G8=L7+F8-I8=SI(J8=0;0;L8/J8)En la primera fila no hay saldo anterior: el saldo es la entrada inicial. De ahí en adelante, se copian hacia abajo.
Promedio ponderado o PEPS
Son las dos formas más usadas de valorizar lo que sale.
- Costo promedio ponderado: todas las unidades del saldo valen lo mismo, el promedio. Es el más simple de llevar en Excel y el que usa la plantilla.
- PEPS (primero en entrar, primero en salir; FIFO en inglés): lo que sale se valoriza al costo de la compra más antigua que queda. Refleja mejor los costos cuando cambian mucho, pero obliga a llevar la cuenta de cada compra por separado.
Cualquiera sea el método, lo importante es usar siempre el mismo. Para efectos tributarios, confirma con tu contador cuál corresponde a tu empresa.
Errores comunes
- Anotar los movimientos días después: el kardex solo sirve si está al día.
- Mezclar varios productos en la misma hoja: el saldo y el costo promedio dejan de tener sentido.
- Escribir encima de las fórmulas del saldo para que un número «cuadre»: si no cuadra, falta anotar un movimiento.
- No compararlo nunca con un conteo físico: el kardex dice lo que debería haber, y el conteo, lo que hay.
- Registrar una salida mayor que el saldo: la plantilla lo avisa con «Saldo negativo».
Lo que el kardex no te dice
El kardex responde cuánto tienes y cuánto vale. No responde qué hay que reponer esta semana, cuánto pedir ni qué productos llevan meses sin venderse.
Para eso está MiKardex: subes un Excel con tus productos, su stock y lo vendido, y ves qué se agota primero, la lista de compra y el stock sin movimiento. La prueba es gratis y sin registro.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un kardex?
Es la ficha de un producto donde se anota cada entrada y cada salida, con el saldo después de cada movimiento. El nombre viene de una marca de tarjeteros que se usaban para llevar estas fichas en papel.
¿Sirve para varios productos?
Sí, con una hoja por producto: copias la hoja Kardex y cambias el nombre del producto.
¿Kardex e inventario son lo mismo?
No. El inventario es la lista de lo que tienes en un momento. El kardex es la historia de cómo llegaste ahí, movimiento por movimiento.
¿Necesito macros o un Excel especial?
No. Es un archivo .xlsx normal, con fórmulas básicas.
¿Ya tienes tu inventario en Excel?
Sube el archivo y mira qué reponer y qué no se vende, o prueba primero con los datos de ejemplo.